Serie Redaktionstools #1: Die Content Matrix

Sobald Organisationen im Web publizieren, werden sie zu „Herausgebern von Inhalten“. Das ist eine der Kernaussagen von Content Strategy. Professionelles Publizieren erfordert jedoch detailgenaue Planung. Einfache Tools können dabei helfen, die Produktion und Verwaltung redaktionell zu organisieren. In dieser Serie möchte ich einige davon vorstellen. Den Anfang macht: Die Content Matrix.

Die Content Matrix: Kontrolle über die Inhaltsproduktion

Eine Content Strategy für eine Website beginnt in der Regel mit dem Content Audit. In einem Spreadsheet werden dabei alle bereits vorhandenen Inhalte dokumentiert und nach qualitativen Kriterien bewertet. Nach der Bestandsaufnahme weiß man also im Detail, welche Inhalte vorhanden sind und wie gut oder schlecht sie sind. Doch was passiert danach? Wie wird die Erstellung der „neuen“ Inhalte geplant? Wie ein Migrationskonzept entwickelt?

Hierzu dient die so genannte Content Matrix. Es handelt sich dabei ebenfalls um ein Spreadsheet, das wie das Content Inventory sämtliche (geplanten) Inhalte bzw. Inhaltsmodule vermerkt. (Damit sind nicht Pages gemeint, sondern tatsächlich die Inhaltselemente, z.B. „Textstücke“, Bilder, Videos, Daten, usw.)

„A Content Matrix captures each piece of content present in a Website design. The captured content should include all include images, data and content modules used within the Website.“ (Kevin Nichols)

Alle Inhalte in einer Matrix

Die Content Matrix definiert, welche Inhalte erstellt werden müssen, verzeichnet wichtige Attribute und legt redaktionelle Verantwortlichkeiten und Deadlines fest. Sie ist ein Content-Produktionsplan. Sie ermöglicht es, „neue“ Inhalte zu planen, ihre Produktion durchzuführen und dabei den Zeitrahmen des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren.

„The idea of the content matrix is simple – create a spreadsheet that captures all the attributes and delivery milestones for each and every little piece of content that has to be touched in any way for the project.“ (Sheffield, 2009, p.86)

Das heißt, alle Inhalte bzw. Inhaltsmodule, die im Rahmen des Projekts erstellt, bearbeitet, gereviewt oder gelöscht werden, sind in der Matrix mit entsprechenden Informationen angeführt. Man könnte es also auch als eine Art To-Do-Liste betrachten.

Fight The Content Chaos!


Dabei geht es nicht nur um einen einmaligen Relaunch der Website: Wenn die Content Matrix regelmäßig aktualisiert wird und immer auf dem neuesten Stand ist, gibt sie zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über die vorhandenen sowie die zu erstellenden Inhalte und ihre Spezifikationen. Die Content Matrix leistet also zweierlei: Sie plant (1) den Migrationsprozess und ist (2) ein dauerhaft nutzbares Tool zur Content-Produktion.

„A content matrix is a living document; regard it as the definitive source for all content on your Website.“ (Kevin Nichols)

„The more complete and up-to-date your content matrix is, the easier things will go once you start developing content.“ (Sheffield, 2009, p.86)

Vom Content Inventory zur Content Matrix

Wenn bereits ein Content Inventory in Form eines Spreadsheets existiert, kann es durch Hinzufügen bzw. Verändern von Kolumnen auch zu einer Content Matrix ausgebaut werden, wie Rahel Bailie erklärt. Ob dieses Vorgehen sinnvoll ist, hängt mE auch davon ab, wie gravierend die Website (auch in ihrer Struktur) verändert werden soll. Unter anderem spielt eine eventuelle starke Reduzierung der Quantität der Inhalte bei dieser Überlegung ebenfalls eine Rolle.

Entwicklung der Content Matrix


Eine Content Matrix ist gewöhnlich ein Spreadsheet, ähnlich wie das Content Inventory Document. In den Zeilen werden die Inhalte bzw. Inhaltsmodule angeführt, in den Kolumnen werden ihnen Attribute und Meilensteine zugeordnet. Natürlich ist es sinnvoll, dabei nach der (geplanten) Informationsarchitektur vorzugehen. Bei sehr großen und komplexen Websites kann die Content Matrix auch auf mehrere Tabellenblätter aufgeteilt werden.

Die Kolumnen des Spreadsheets geben den Webredakteuren darüber Auskunft, was sie zu tun haben und bis wann. Alle am Content-Lifecycle beteiligten Mitarbeiter haben so außerdem einen Überblick über jedes einzelne Content-Modul und seinen Status.

Um die Matrix übersichtlicher zu machen, schlägt Richard Sheffield (2009, p.89) die farbliche Markierung von Zeilen basierend auf ihrem Status vor:
Grün = completed
Gelb = out for review
Rot = unsolved issue

„Ideally, you should be able to hand a portion of the content matrix to a content author and, with a little explanation, the author would have all the information required to do the work defined in that part of the matrix.“ (Sheffield, 2009, p.90)

Attribute der Content Matrix

Welche Informationen in der Matrix verzeichnet sind, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Grundsätzlich beinhaltet das Dokument

  • den Content selbst (Texte, Videos, Audio-Files, Daten, Bilder, User-Kommentare, etc.),
  • Informationen zum Content (Metadaten, Content Owner & Maintainer, URL, Content-Typ, etc.),
  • CMS-Daten,
  • nötige Bearbeitung (updaten, verwerfen, archivieren, etc.) und
  • Status des Content (bearbeitet, out for review, genehmigt bzw. completed, etc.)

Bevor ich hier nun eine detaillierte Liste möglicher Attribute anführe, möchte ich lieber auf einige bekannte Content-Matrix-Templates verweisen:

Richard Sheffield’s Content Matrix
Diese Matrix beinhaltet nicht nur eine Vielzahl an Attributen und Meilensteinen. Sie ordnet diesen auch Phasen der Content-Produktion zu, zum Beispiel „Content Development Phase“, „Content Approval Phase“, „Content Translation Phase“, „Content Generation and Delivery“, usw.

In seinem Buch „The Content Strategist’s Bible“ (2009) führt Sheffield außerdem eine lange Liste möglicher Attribute an (=Leseempfehlung!).

Kevin Nichol’s Content Matrix
Ein weniger ausführliches Template mit Erklärungen zu den Attributen. Außerdem erweiterbar.

Rahel Bailie’s Content Matrix Example
Diese Content Matrix ist ebenfalls weniger umfangreich. Sie zeigt die gesammelten Informationen für die Landing Page der Website. Interessant zu sehen sind vor allem die unterschiedlichen Content-Module (Zeilen), die sich auf der Page befinden.

Serie: Redaktionstools für die tägliche Arbeit mit Content Strategy

Nach meinem Workshop auf der re:campaign wurde von einigen Teilnehmern die Bitte nach Informationen, Quellen und Templates im Bezug auf Instrumente zur Inhaltsplanung gestellt. Und es stimmt: Das ist ein wichtiges und interessantes Thema! Um nämlich langfristig qualitativ hochwertige Inhalte zu produzieren und zu verwalten, brauchen Web-Redaktionen einen genauen Plan, wie dabei vorzugehen ist. Zunächst auf strategischer Ebene, das sind die generellen Handlungsempfehlungen des Content-Strategen. Dann aber auch auf redaktioneller Ebene, wo die tägliche Arbeit an den Inhalten gemanagt werden muss. Dabei stellen sich jede Menge Fragen: Wie soll die redaktionelle Arbeit intern organisiert werden? Wie behält man den Überblick über die vorhandenen Inhalte, aktualisiert sie rechtzeitig, plant Themen oder teilt Aufgaben zu?

Einfache Tools können helfen. Diese möchte ich in der Serie „Redaktionstools“ nacheinander vorstellen. Sie sind im Prinzip allesamt leicht erstell- und implementierbar. Das Rad wurde dabei nicht neu erfunden: Tools wie Redaktionskalender oder Themenpläne werden beispielsweise im Journalismus ganz selbstverständlich genutzt. Organisation ist eben wie so oft die halbe Miete – und kann tatsächlich Wunder wirken.

Literatur:
Sheffield, R. (2009). The web content strategist’s bible : the complete guide to a new and lucrative career path for writers of all kinds. Atlanta: ClueFox Pub.

6 Gedanken zu „Serie Redaktionstools #1: Die Content Matrix

  1. spannender Artikel, vielen Dank! Wollte mal kurz nachfragen ob es die Serie „Redaktionstools“ noch geben wird? Würde mich sehr interessieren!
    liebe Grüsse, Karin

    • Liebe Karin,

      ein Dankeschön zurück! Ich freue mich, wenn Dir der Post gefällt oder weiterhilft. Ich war nachlässig mit der Bloggerei, das stimmt. Hab aber nicht drauf vergessen und werde mich bemühen, bald einen weiteren Artikel zu publizieren. Das fällt gleich leichter, wenn man weiß, dass es Interesse gibt🙂
      Schönen Tag & LG Brigitte

      • Super, ich freu mich! War übrigens in keiner Weise vorwurfsvoll gemeint, ich weiss wieviel Aufwand und Selbstmotivation ein Blog benötigt! grossen Respekt für alle die das durchziehen!
        LG, Karin

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